Télétravail: Les outils pour travailler efficacement à distance

13 mars 2020
13 mars 2020 Virginie

Télétravail: Les outils pour travailler efficacement à distance

TPE/PME : choisir les bons outils pour le télétravail de vos équipes

Le Coronavirus – incidences sur l’organisation du travail

Après l’annonce du  Président hier soir à privilégier le travail à distance soit le télétravail pour lutter contre la propagation du Covid-19 (Cornavirus), les entreprises sont nombreuses à avoir sollicité leurs salariés afin qu’ils restent chez eux jusqu’à nouvel ordre. Le « home office » permet, en effet d’éviter, le contact en groupe et donc la propagation du virus. Il est impératif de s’organiser pour faciliter le travail avec vos équipes;

Dans une enquête du Gartner, on remarque que 12% des responsables d’entreprise interrogés estiment leur organisation bien préparée à la crise actuelle et ses conséquences future. Par ailleurs, 56%, estiment être plus ou moins préparées à la situation actuelle. Et 11% des responsables s’estiment non préparés à ce type de crises.

En outre, les grands éditeurs de solution technologique, eux-mêmes, sont en interne de gros consommateurs de leurs outils, comme Microsoft avec Teams par exemple. Microsoft expliquait il y a deux jours, avoir demandé à 50 000 employés de la région de Seattle de rester travailler chez eux s’ils le pouvaient.

En l’espace d’une journée, Teams augmentait de 50% l’usage par rapport à la semaine précédente de son outil de conversation instantanée. Parallèlement, son volume de réunions augmentait de 37%.

Dans les grandes entreprises, des outils existent déjà, souvent utilisés par les CMO, à l’affut des derniers logiciels.

Organiser le Télétravail lorsque l’on est une TPE ou petite PME

Lorsque vous êtes une TPE ou petite PME, il est encore plus compliqué d’organiser le télétravail, rapidement et de façon efficace.
Nos contraintes:

  • Trouver des outils facile d’utilisation, avec une prise en main rapide . Nous ne disposons pas de plusieurs jours à mobiliser pour apprendre a se servir de chaque outil
  • Trouver des outils accessibles en terme de budget. Effectivement, nous ne pouvons pas acheter de licences chers, sans même mesurer l’impact de tel outil, parfois sur-dimensionné par rapport à la structure
  • Trouver des outils installables immédiatement : pas question d’attendre un rdv, puis un second, puis une formation. Il nous faut une solution concrète, immédiatement opérationnelle
  • Trouver des outils compatibles avec le niveau des équipes. Nous ne disposons tous pas d’équipes digitales, ayant l’habitude d’utiliser des outils collaboratifs.

Alors quels sont les outils de télétravail indispensables pour les PME en cette période de crise?

Framatalk : vous permet de discuter avec vos collaborateurs sans installation complexe de logiciel ni inscription.

Slack: plateforme de travail collaboratif qui permet de regrouper les personnes et les informations dont vous avez besoin pour travailler.Echange facile, remplace messenger ou mail.

Trello: Gérer les tâches de vos équipes avec des tableaux, listes et cartes . Vous pouvez ainsi définir leur ordre de priorité de façon simple, agile et enrichissante.

Klaxoon: pour des réunions à distance, intéractives, innovantes et efficaces.

Google Drive ou Dropbox: outil de partage et stockage de document. Jusqu’a 15Go pour la version gratuite ou 2Go pour Dropbox

Systancia: Ce service permet un accès distant sécurisé aux postes de travail et aux applications de l’entreprise, depuis leur poste professionnel (gratuite dans le cadre de la mobilisation Covid 19)

Des acteurs numériques se mobilisent pendant cette période.

Quelques acteurs annoncent d’ores et déjà leur soutien dans cette période pandémique:

  • Free propose d’augmenter l’enveloppe de data de son forfait jusque fin avril
  • Google: les abonnés à G Suite et G Suite for Education peuvent disposer d’options plus poussées pour les sessions d’audio ou de vidéo conférence avec Hangouts Meet. Les sessions peuvent, accueillir jusqu’à 250 personnes.  Une diffusion vidéo en direct pourra accueillir jusqu’à 100 000 spectateurs et ces réunions pourront être stockées et enregistrées sur Google Drive. Ces fonctions sont habituellement intégrées à la formule Enterprise facturée 23 €. C’est une belle économie étant précisé que G Suite Basic est facturé normalement à 4,68 € par utilisateur. Cette disposition est appliquée au niveau mondial, elle est valable jusqu’au 1er juillet, annonce Google.
  • Microsoft: Vous bénéficiez d’un accès gratuit pendant six mois offert à la première formule payante de Teams (10,50 € H.T. par mois normalement). Comparé à la formule de base, elle inclut la programmation et l’enregistrement de réunions, de la visioconférence avec 250 personnes et une diffusion en direct auprès de 10 000 participants.

 

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